在科技與社會飛速發(fā)展的今天，人們在日常生活和工作中占有和接觸的信息量越來越大，因此人們之間的信息交流和溝通也就變得越來越頻繁，越來越重要。商務談判、產品演示、來賓會見、政令下達等等都是人與人之間的交流，要更好的達到目的就需要用我們一貫使用的手段------會議。其相關的安裝在會議室內用于召開各類會議的系統(tǒng)我們稱之為會議系統(tǒng)。

　　隨著時代信息技術的飛速發(fā)展，作為各類信息高度集中的重要場所，會議系統(tǒng)所涵蓋的范圍已大大增加，其中主要是增加了視頻和控制方面的設備，包括投影、信號處理和集中控制等子系統(tǒng)。用戶除了可以在擁有完整系統(tǒng)的會議室內開會以外，還可以使用各類多媒體及網絡信息會議的內容變得非常豐富，且設備的使用也變得極其方便。近幾年多媒體信息數字化和網絡化技術得到了高速發(fā)展，數字化、網絡化已成為傳統(tǒng)音視頻系統(tǒng)的發(fā)展方向。會議系統(tǒng)中的信號處理和集中控制兩個子系統(tǒng)已完全數字化和網絡化，其它幾個子系統(tǒng)也在向同一方向發(fā)展。于是產生了我們今天要講的數字會議系統(tǒng)。

　　如何做一個好的電子會議系統(tǒng)?

一、先規(guī)劃

　　要做一個好的會議系統(tǒng)首先要學會怎么去規(guī)劃一個會議系統(tǒng)。

　　首先：要規(guī)劃一個完美的智能會議系統(tǒng)，先要有一份超現(xiàn)實的、實用的計劃；

　　為什么說是超現(xiàn)實，是要打破以往會議室設計的思路，跳出以前的模式。以一種理想化的思維，來提出設計計劃。

　　第一，我們要分析；分析什么？主要是分析客戶，客戶的需求、要達到的功能、資金、引導客戶。主要有以下幾點：1．提出功能；2．場景的安排；3．設計亮點；4．升級與擴展；5．維護；6．成本。一份完整、完美的設計和解決方案，一定是緊貼用戶的，以用戶的需求為第一出發(fā)點。就是要充分的了解用戶的需求。分析的目的是為了設計，設計的基礎是功能。根據用戶的需求，找準功能要求，根據功能來構建系統(tǒng)。設計解決方案把握的幾個方面：1．客戶對系統(tǒng)的要求；2．整個智能會議系統(tǒng)的組成；3．各個子系統(tǒng)功能與組成；4．設備選型；5．設備清單；6．系統(tǒng)連接圖；7．系統(tǒng)的實施。

　　前面我們講到：根據功能來構建系統(tǒng)。那么系統(tǒng)就要進行功能劃分，只有每個單一的功能實現(xiàn)了，最后才能達到整套系統(tǒng)的功能。我們把它叫系統(tǒng)細分：系統(tǒng)——子系統(tǒng)——設備——功能。現(xiàn)在我們倒著來進行：功能——設備——子系統(tǒng)——系統(tǒng)。

　　1.會議室會議功能；2.遠程視頻會議功能；3.音響；4.顯示功能；5.攝像功能；6.信號源管理功能；7.攝像跟蹤功能；8.中央集中控制功能

　　數字會議系統(tǒng)應該為各會議室的使用提供最直接的音頻擴聲功能、音頻信號傳輸功能、音頻信號記錄功能、圖像信息重放功能、圖像信息傳輸功能、圖像信息記錄功能、計算機多媒體處理功能、模擬信息與數字信息轉換使用兼顧共享的功能、會議伺服與控制功能。

　　數字會議系統(tǒng)應該是全新的，應具有技術先進、性能完備、安全可靠、使用操作方便、維修簡單等特點；應是一個成熟的、穩(wěn)定可靠的、完全的系統(tǒng)集成，其性能是上佳的；設備正常工作時的各種指標應符合國內或國際通用標準和要求，滿足各類會議的需要。

　　數字會議系統(tǒng)主要為滿足一些高標準的、參加人數較多的多媒體討論型會議，同時滿足特殊情況下的對外交流使用。因而會議室系統(tǒng)集成要與國際現(xiàn)代流行水平保持同步，具有先進性、開放性、擴展性、可靠性和標準性。在總體上要符合現(xiàn)代化辦公的需要；在局部上有區(qū)分的具體滿足每個會議室的不同使用要求。

　　其設計方案要引進新的理念，要有超前意識，要按照“一流的設計，一流的設備，一流的管理，一流的服務”，要求去精心設計方案，功能上要滿足現(xiàn)代化、信息化、智能化的要求。要充分借鑒國內外同類型會議室建設的成功經驗，反映出時代的特色。整個系統(tǒng)的設計包括場所內所有的音視頻、控制系統(tǒng)，應滿足各場所各類應用需要。方案應以“技術完備、設備先進、功能齊全、節(jié)約資金”為原則，體現(xiàn)科學規(guī)劃、合理布局、預留充分、應用方便的特點，達到現(xiàn)代化高效、舒適、安全、節(jié)能的人文辦公環(huán)境的要求。設計好之后我們要對產品定型。